Job Spesification: Pengertian, Komponen, dan Contohnya

Job spesification adalah acuan untuk menentukan kandidat seperti apa yang kamu butuhkan dalam sebuah posisi.

Kalau kriterianya masih samar, proses sourcing bisa melebar dan screening kandidat jadi lebih lama. Yuk, kenali pengertian, komponen, contoh, serta perbedaannya dengan job description.

Key Takeaways

• Job specification membantu kamu menentukan kualifikasi kandidat sesuai kebutuhan posisi.

• Komponennya bisa mencakup pendidikan, skill, pengalaman, kompetensi, dan persyaratan khusus.

• Rekom membantu kamu mencari kandidat berdasarkan kriteria tersebut lewat AI Talent Search dan mengelolanya bersama tim melalui Shortlist.

Apa Itu Job Specification?

Job specification adalah dokumen berisi kualifikasi yang perlu dimiliki kandidat untuk menjalankan suatu posisi. 

Isinya dapat mencakup pendidikan, pengalaman kerja, keterampilan, pengetahuan, kompetensi, sampai persyaratan khusus.

Misalnya, kamu sedang mencari B2B Sales Manager. Kamu perlu menentukan pengalaman B2B sales, kemampuan negosiasi, pemahaman sales pipeline, hingga pengalaman memimpin tim.

Tujuan dan pentingnya job specification adalah membantu kamu membuat standar kandidat sebelum proses sourcing dimulai.

Kamu bisa menggunakannya untuk berbagai hal, seperti:

• menentukan kandidat seperti apa yang perlu dicari

• menyusun kualifikasi pada job posting

• melakukan screening CV

• menentukan kandidat untuk masuk shortlist

• menyamakan kebutuhan recruiter dengan hiring manager

Kriteria yang jelas juga membantu kamu mencari kandidat dengan lebih terarah. Apalagi saat posisi yang kamu cari punya requirement spesifik, kamu membutuhkan sumber kandidat yang bisa mengikuti kriteria tersebut.

Di sinilah Rekom, platform rekrutmen berbasis AI, bisa membantu. Melalui fitur AI Talent Search, kamu cukup menjelaskan posisi dan kriteria kandidat lewat brief, lalu Rekom akan mencari dan memberikan hasil kandidat yang relevan.

Pengalaman Muliany Aprilianty, HR Manager Dibimbing Grup, menunjukkan bagaimana cara ini bisa membantu ketika pencarian kandidat dosen yang cukup sulit.

“Cari dosen waktu cukup sulit karena requirement-nya spesifik. Aku akhirnya coba Rekom. After ngeeprompt dengan spesifik, ternyata muncul profil yang sesuai dengan kebutuhan dosen yang lagi aku cari”

— Muliany Aprilianty, HR Manager Dibimbing Grup

Pengalaman Muliany menunjukkan pentingnya menerjemahkan kebutuhan posisi menjadi kriteria kandidat yang jelas. Nah, kriteria tersebut kemudian bisa kamu gunakan saat melakukan sourcing dan screening.

Baca Juga: Perbedaan Rekrutmen Internal dan Eksternal: Mana yang Lebih Baik?

Apa Saja Komponen Job Specification?

Komponen job specification bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan setiap posisi. Bagian utama yang biasanya perlu kamu siapkan meliputi:

• Pendidikan: Tingkat pendidikan atau latar belakang studi tertentu.

• Pengalaman Kerja: Lama pengalaman atau pengalaman pada bidang tertentu.

• Hard skill: Kemampuan teknis seperti copywriting, data analysis, atau programming.

• Soft skill: Kemampuan komunikasi, problem solving, teamwork, dan sebagainya.

• Kompetensi: Kemampuan khusus untuk menjalankan tanggung jawab posisi.

• Sertifikasi: Sertifikasi tertentu jika memang dibutuhkan.

• Persyaratan Khusus: Misalnya kemampuan bahasa, kesediaan bekerja dengan sistem tertentu, atau kebutuhan lain dari posisi.

Setelah kriterianya siap, kamu bisa menggunakannya sebagai brief untuk mencari kandidat. Kabar baiknya, Rekom punya fitur AI Talent Search untuk membantu proses tersebut.

Kamu cukup menjelaskan kriteria posisi yang sedang dicari. Misalnya seperti di bawah ini:

Rekom akan menyiapkan pencarian dan dalam hitungan menit, kamu bisa langsung melihat hasil kandidat berdasarkan kebutuhan tersebut.

Setelah itu, kandidat yang sudah kamu temukan dapat dikelola bersama tim menggunakan fitur Shortlist.

Baca Juga: 5 Cara Merekrut Karyawan yang Berkualitas & Tips Efektif untuk HR

Apa Saja Contoh Job Specification?

Berikut contoh job specification dari posisi dengan kebutuhan skill yang berbeda.

1. B2B Sales Manager

Pendidikan

• Minimal S1 Manajemen, Bisnis, Marketing, atau bidang terkait.

Keterampilan dan Pengetahuan

• Memahami strategi B2B sales dan business development.

• Mampu mengelola sales pipeline dan sales forecasting.

• Memiliki kemampuan negosiasi dan presentasi.

• Familiar dengan CRM.

Kompetensi dan Sikap

• Berorientasi pada target.

• Mampu memimpin tim.

• Komunikatif dan memiliki kemampuan problem solving.

Pengalaman

• Minimal 3–5 tahun pengalaman di bidang B2B sales.

• Pengalaman memimpin tim sales menjadi nilai tambah.

2. Data Engineer

Pendidikan

• Minimal S1 Ilmu Komputer, Teknik Informatika, Sistem Informasi, atau bidang terkait.

Keterampilan dan Pengetahuan

• Menguasai SQL dan Python.

• Memahami database, ETL, dan data pipeline.

• Memahami konsep data warehouse.

• Familiar dengan cloud platform.

Kompetensi dan Sikap

• Analitis dan teliti.

• Mampu memecahkan masalah teknis.

• Mampu bekerja secara mandiri maupun kolaboratif.

Pengalaman

• Memiliki pengalaman di bidang data engineering atau posisi terkait.

3. Product Designer

Pendidikan

• Minimal D3/S1 Desain, Informatika, atau bidang terkait.

Keterampilan dan Pengetahuan

• Menguasai Figma.

• Memahami UI design dan UX research.

• Mampu membuat wireframe dan prototype.

• Memahami user flow serta kebutuhan pengguna.

Kompetensi dan Sikap

• Kreatif dan detail.

• Terbuka terhadap feedback.

• Mampu berkolaborasi dengan product manager dan developer.

Pengalaman

• Memiliki portofolio produk digital.

• Pengalaman mengerjakan aplikasi atau website menjadi nilai tambah.

Baca Juga: 7 Perbedaan Interview HRD dan User dalam Proses Rekrutmen

Apa Saja Perbedaan Job Specification dan Job Description?

Perbedaan job specification dan job description mungkin membuatmu bingung. Keduanya punya fungsi berbeda dalam proses rekrutmen. Kamu bisa melihat perbedaannya dari fokus masing-masing dokumen berikut.

Sudah Punya Job Specification? Cari Kandidat Terbaik di Rekom!

Nah, sekarang kamu sudah tahu job spesification adalah acuan untuk menentukan kualifikasi kandidat, mulai dari pendidikan, keterampilan, pengalaman, hingga kompetensi yang dibutuhkan untuk sebuah posisi.

Setelah kriterianya jelas, kamu bisa menggunakan Rekom untuk membantu mencari kandidat yang sesuai. Cukup berikan brief tentang posisi dan requirement kandidat, lalu Rekom menyiapkan pencarian dan menampilkan kandidat yang cocok.

Fitur utama Rekom yang bisa kamu gunakan:

• AI Talent Search: Mencari kandidat lewat brief biasa.

• Rekom Agent: Mencari kandidat lewat chat.

• Shortlist: Mengelola kandidat bersama tim.

• WhatsApp Request: Mendapatkan nomor kandidat dalam 3×24 jam.

• Email Outreach: Mengirim email sequence langsung dari mailbox-mu.

Coba Rekom gratis sekarang dan mulai cari kandidat sesuai job specification yang sudah kamu susun!

FAQ

1. Apakah job specification harus mencantumkan gaji?

Tidak wajib. Kamu bisa mencantumkan informasi gaji pada job posting sesuai kebijakan perusahaan dan kebutuhan rekrutmen.

2. Apakah fresh graduate bisa memenuhi job specification?

Bisa, selama posisi tersebut memang membuka kesempatan untuk kandidat tanpa pengalaman. Kamu dapat menyesuaikan bagian pengalaman menjadi “fresh graduate dipersilakan melamar” lalu lebih fokus pada skill dan kompetensi yang relevan.

3. Bagaimana cara membuat job specification untuk posisi baru?

Mulai dari memahami tanggung jawab posisi, lalu tentukan pendidikan, skill, pengalaman, dan kompetensi yang benar-benar dibutuhkan. Setelah itu, kamu bisa menggunakan kriteria tersebut sebagai dasar pencarian kandidat melalui Rekom.