1. Pendahuluan
Rekom ("kami", "Rekom") adalah platform rekrutmen berbasis kecerdasan buatan (AI) yang melayani dua kelompok pengguna: Pengguna Perusahaan yaitu tim HR dan perekrut yang mencari serta menyusun shortlist kandidat, dan Pengguna Kandidat yaitu pencari kerja yang membuat akun untuk mencari lowongan, menyusun CV, dan melacak lamaran. Dalam menjalankan layanan ini, kami memproses data pribadi kedua kelompok tersebut, serta data profil kandidat yang kami peroleh dari sumber pihak ketiga.
Kami berkomitmen penuh untuk melindungi privasi dan keamanan data pribadi yang Anda percayakan kepada kami. Kebijakan Privasi ini menjelaskan secara transparan: data apa yang kami kumpulkan, mengapa kami mengumpulkannya, bagaimana kami menggunakannya, kepada siapa kami membagikannya, dan apa hak-hak Anda sebagai subjek data.
Kebijakan ini berlaku untuk seluruh produk dan layanan Rekom, yang mencakup situs rekom.ai, platform perusahaan app.rekom.ai, platform kandidat talent.rekom.ai, dan saluran resmi Rekom lainnya.
Jika Anda Pengguna Perusahaan yang menghubungkan akun Google untuk mengirim email outreach dari Rekom, bagian 14 menjelaskan secara rinci data apa yang kami akses melalui Google API, untuk apa, dan cara mencabut akses tersebut. Penggunaan informasi yang diterima Rekom dari Google API mematuhi Google API Services User Data Policy, termasuk persyaratan Limited Use.
2. Identitas Pengendali Data
Sesuai ketentuan UU PDP, berikut adalah identitas pihak yang bertanggung jawab sebagai Pengendali Data Pribadi (Data Controller) dalam layanan ini:
| Keterangan | Detail |
|---|---|
| Nama Perusahaan | PT Dibimbing Digital Indonesia |
| Nama Layanan | Rekom |
| Website | rekom.ai |
| Email Privasi | admin@rekom.ai |
| Domisili | Jakarta, Indonesia |
Untuk pertanyaan atau permintaan terkait privasi data, Anda dapat menghubungi kami melalui email admin@rekom.ai.
3. Data yang Kami Kumpulkan
Kami mengumpulkan empat kelompok utama data dalam operasional layanan Rekom:
3.1 Data Pengguna Perusahaan (Tim HR & Perekrut)
Data yang dikumpulkan dari individu dan perusahaan yang mendaftar dan menggunakan platform perusahaan Rekom:
| Kategori | Jenis Data | Sifat |
|---|---|---|
| Identitas Akun | Nama lengkap, alamat email, nomor telepon, jabatan pekerjaan | Wajib |
| Data Perusahaan | Nama perusahaan, industri, ukuran perusahaan, alamat kantor | Wajib |
| Data Pembayaran | Informasi tagihan (diproses oleh penyedia pembayaran pihak ketiga yang tersertifikasi — Rekom tidak menyimpan data kartu kredit secara langsung) | Wajib (akun berbayar) |
| Data Penggunaan | Riwayat pencarian, shortlist yang dibuat, fitur yang digunakan, preferensi rekrutmen | Otomatis |
| Data Teknis | Alamat IP, jenis perangkat, browser, sistem operasi, waktu akses | Otomatis |
| Akun Email Terhubung | Alamat Gmail yang Anda hubungkan, kredensial akses terenkripsi (token OAuth), dan pesan dalam percakapan outreach yang dikirim melalui Rekom. Rincian di bagian 14 | Opsional (hanya jika memakai Email Outreach) |
| Kampanye Outreach | Template email, pengaturan sequence, dan daftar kandidat yang Anda pilih untuk dihubungi | Opsional |
| Komunikasi | Pesan yang dikirimkan kepada tim Rekom melalui email atau formulir kontak | Opsional |
3.2 Data Pengguna Kandidat (Pencari Kerja)
Data yang Anda berikan sendiri secara sukarela ketika mendaftar dan menggunakan platform kandidat Rekom di talent.rekom.ai. Berbeda dengan data pada bagian 3.3, kelompok data ini bersumber langsung dari Anda dan diproses atas dasar persetujuan Anda:
| Kategori | Jenis Data | Sifat |
|---|---|---|
| Identitas Akun | Nama lengkap, alamat email, kata sandi terenkripsi | Wajib |
| Nomor Telepon | Nomor telepon beserta status verifikasinya | Opsional |
| Profil Profesional | Ringkasan diri, pengalaman kerja, pendidikan, keahlian, bahasa, sertifikasi, portofolio, dan lokasi | Opsional |
| Data Impor Akun Tertaut | Data profil yang Anda impor sendiri dari akun pihak ketiga yang Anda hubungkan, misalnya Google atau LinkedIn | Opsional |
| Dokumen CV | CV yang Anda susun melalui fitur CV builder, termasuk versi yang disesuaikan untuk lowongan tertentu | Opsional |
| Aktivitas Pencarian Kerja | Riwayat percakapan pencarian kerja, lowongan yang Anda simpan, dan status lamaran yang Anda catat sendiri | Otomatis |
| Data Teknis | Alamat IP, jenis perangkat, browser, sistem operasi, waktu akses | Otomatis |
Penting untuk Anda ketahui: profil profesional yang Anda lengkapi dapat ditemukan dan dilihat oleh Pengguna Perusahaan melalui fitur pencarian kandidat. Inilah yang memungkinkan perusahaan menghubungi Anda tanpa Anda melamar terlebih dahulu. Riwayat pencarian kerja, lowongan yang Anda simpan, dan status lamaran Anda tidak ditampilkan kepada Pengguna Perusahaan. Penjelasan lengkap beserta cara menariknya ada di bagian 6.1 dan 10.
3.3 Data Profil Kandidat dari Sumber Pihak Ketiga
Rekom mengagregasi data profil kandidat dari sumber-sumber yang tersedia secara publik dan dari mitra data yang telah memiliki dasar hukum yang sah untuk membagikan data tersebut. Data ini digunakan untuk memfasilitasi pencarian kandidat oleh Pengguna Perusahaan.
| Jenis Data Kandidat | Keterangan |
|---|---|
| Identitas Profesional | Nama, jabatan saat ini dan historis, nama perusahaan yang pernah dijalani |
| Riwayat Karir | Pengalaman kerja, durasi di setiap posisi, deskripsi peran |
| Pendidikan | Jenjang pendidikan, institusi, bidang studi, tahun lulus |
| Keahlian Profesional | Skill teknis dan non-teknis yang tercantum dalam profil publik |
| Lokasi | Kota atau wilayah tempat tinggal/bekerja |
| Informasi Kontak | Hanya ditampilkan sesuai batas akses yang berlaku pada paket langganan |
Catatan penting: Rekom tidak mengumpulkan data sensitif kandidat seperti informasi kesehatan, keyakinan agama, pandangan politik, data biometrik, atau data keuangan personal. Kami hanya memproses data yang relevan untuk tujuan rekrutmen profesional. Apabila Anda menemukan profil Anda di Rekom dan tidak berkenan datanya kami proses, Anda dapat meminta penghapusan kapan saja — tanpa perlu memiliki akun — melalui prosedur pada bagian 11.
3.4 Penerima Email Outreach
Pengguna Perusahaan dapat mengirim email rekrutmen kepada kandidat melalui fitur Email Outreach Rekom. Pengguna Perusahaan yang menentukan siapa yang dihubungi dan apa isi emailnya, dan email dikirim dari mailbox milik Pengguna Perusahaan tersebut. Jika Anda menerima email semacam ini, kami memproses:
- Nama dan alamat email Anda, serta pesan yang dipertukarkan dalam percakapan tersebut, termasuk balasan Anda
- Apakah email dibuka, yang dicatat melalui gambar kecil di dalam email, dan tautan mana yang diklik, yang dicatat melalui tautan pengalihan, beserta waktu, alamat IP, dan informasi browser atau aplikasi email dari permintaan tersebut
- Kegagalan pengiriman (bounce) dan permintaan berhenti berlangganan (unsubscribe)
Data ini hanya dipakai untuk menampilkan status outreach kepada Pengguna Perusahaan dan untuk menghentikan email lanjutan secara otomatis begitu Anda membalas, email gagal terkirim, atau Anda berhenti berlangganan. Setiap email outreach memuat tautan unsubscribe. Setelah Anda menggunakannya, alamat Anda dimasukkan ke daftar blokir dan Pengguna Perusahaan tersebut tidak dapat lagi mengirimi Anda email outreach melalui Rekom. Anda juga dapat mencegah pelacakan email dibuka dengan menonaktifkan pemuatan gambar otomatis di aplikasi email Anda.
4. Cara Kami Mengumpulkan Data
Kami mengumpulkan data melalui empat mekanisme utama:
4.1 Langsung dari Anda
Ketika Anda mendaftar akun, mengisi profil perusahaan, melakukan langganan, menghubungi tim kami, atau menggunakan fitur-fitur platform Rekom secara aktif. Bagi Pengguna Kandidat, ini mencakup data yang Anda isi sendiri pada profil, data yang Anda impor dari akun pihak ketiga yang Anda hubungkan, serta CV yang Anda susun melalui platform.
4.2 Secara Otomatis
Ketika Anda menggunakan platform, sistem kami secara otomatis mencatat data teknis dan data penggunaan melalui cookie, log server, dan teknologi serupa. Data ini digunakan untuk memastikan layanan berjalan dengan baik dan untuk meningkatkan pengalaman pengguna.
4.3 Dari Sumber Pihak Ketiga
Data profil kandidat diperoleh dari:
- Platform jaringan profesional dan sumber publik yang tersedia secara online
- Mitra data yang telah memiliki persetujuan atau dasar hukum yang sah dari kandidat yang bersangkutan
- Sumber lain yang diizinkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku
4.4 Dari Akun Email yang Anda Hubungkan
Jika Anda memilih menghubungkan akun Gmail, kami menerima data melalui Google API, terbatas pada yang diperlukan untuk mengirim email outreach Anda serta mendeteksi balasan dan bounce atas email tersebut. Penjelasan lengkapnya ada di bagian 14.
5. Tujuan & Dasar Hukum Pemrosesan
Sesuai Pasal 20 UU PDP, setiap pemrosesan data pribadi harus memiliki dasar hukum yang sah. Berikut adalah tujuan dan dasar hukum pemrosesan data kami:
| Tujuan Pemrosesan | Data yang Diproses | Dasar Hukum |
|---|---|---|
| Pembuatan dan pengelolaan akun | Data identitas, data perusahaan | Pelaksanaan perjanjian |
| Menyediakan fitur pencarian dan shortlist kandidat | Data penggunaan, query pencarian | Pelaksanaan perjanjian |
| Pemrosesan pembayaran dan penagihan | Data pembayaran, data perusahaan | Pelaksanaan perjanjian; kewajiban hukum |
| Peningkatan kualitas platform dan AI | Data penggunaan anonim/agregat (tidak pernah memakai data pengguna Google, lihat bagian 14) | Kepentingan yang sah |
| Komunikasi layanan dan notifikasi penting | Email, nama | Pelaksanaan perjanjian; kepentingan yang sah |
| Komunikasi pemasaran dan pembaruan produk | Email, nama | Persetujuan (dapat dicabut kapan saja) |
| Kepatuhan terhadap kewajiban hukum | Data yang diperlukan oleh hukum | Kewajiban hukum |
| Pencegahan penipuan dan keamanan platform | Data teknis, data akun | Kepentingan yang sah; kewajiban hukum |
| Menampilkan profil kandidat dari sumber pihak ketiga kepada Pengguna Perusahaan | Data profil kandidat (bagian 3.3) | Kepentingan yang sah (rekrutmen profesional) |
| Menyediakan pencarian lowongan, CV builder, dan pelacak lamaran | Data Pengguna Kandidat (bagian 3.2) | Pelaksanaan perjanjian |
| Mempersonalisasi hasil pencarian lowongan dengan profil Anda | Profil profesional Pengguna Kandidat | Persetujuan (dapat dicabut kapan saja) |
| Mengirim email outreach dari mailbox terhubung milik Pengguna Perusahaan serta mendeteksi balasan, bounce, dan unsubscribe | Data akun email terhubung, pesan outreach, data interaksi penerima (bagian 3.4 dan 14) | Pelaksanaan perjanjian (Pengguna Perusahaan); kepentingan yang sah (penerima) |
| Menyusun saran balasan dengan AI, hanya saat diminta oleh Pengguna Perusahaan | Percakapan outreach yang sedang dibalas | Pelaksanaan perjanjian |
| Menampilkan profil Pengguna Kandidat kepada Pengguna Perusahaan | Profil profesional Pengguna Kandidat | Persetujuan (dapat dicabut kapan saja) |
6. Pembagian Data kepada Pihak Ketiga
Rekom tidak menjual data pribadi Anda kepada pihak ketiga manapun untuk tujuan komersial. Kami hanya membagikan data dalam kondisi-kondisi berikut:
6.1 Profil Kandidat kepada Pengguna Perusahaan
Fungsi utama Rekom adalah mempertemukan perusahaan dengan kandidat. Karena itu, profil kandidat pada bagian 3.2 dan 3.3 dapat ditemukan, dilihat, dan disimpan ke dalam shortlist oleh Pengguna Perusahaan yang berlangganan platform kami.
Bagi Anda yang mendaftar sebagai Pengguna Kandidat, berikut batasannya:
- Yang dapat dilihat Pengguna Perusahaan adalah profil profesional yang Anda lengkapi, yaitu data yang memang Anda maksudkan untuk dilihat calon pemberi kerja.
- Yang tidak dibagikan: riwayat percakapan pencarian kerja Anda, lowongan yang Anda simpan, status lamaran yang Anda catat, dan kata sandi Anda.
- Pengguna Perusahaan terikat Ketentuan Layanan yang mewajibkan penggunaan data kandidat semata-mata untuk keperluan rekrutmen yang sah.
Menarik profil Anda: Anda dapat mencabut persetujuan ini kapan saja dengan mengirim email ke admin@rekom.ai. Setelah permintaan diproses, profil Anda dikeluarkan dari hasil pencarian kandidat, dan Anda tetap dapat menggunakan fitur pencarian lowongan, CV builder, serta pelacak lamaran seperti biasa. Perlu diketahui bahwa data yang telah disimpan Pengguna Perusahaan ke dalam shortlist mereka sebelum permintaan Anda kami proses berada di bawah kendali perusahaan tersebut sebagai pengendali data tersendiri.
6.2 Penyedia Layanan yang Membantu Operasional
Kami bekerja sama dengan penyedia layanan tepercaya yang membantu operasional platform, termasuk:
- Infrastruktur cloud dan hosting — untuk menyimpan dan menjalankan platform
- Penyedia pembayaran — untuk memproses transaksi secara aman
- Layanan analitik — untuk memahami penggunaan platform (data diagregasi/dianonimkan)
- Layanan email dan komunikasi — untuk mengirimkan notifikasi dan update
- Google (Gmail API): untuk mengirim email outreach dari, dan membaca balasannya di, mailbox yang dihubungkan Pengguna Perusahaan
- Penyedia model AI: untuk menjalankan fitur AI seperti pencarian kandidat, skor kesesuaian, dan penyusunan saran balasan. Bagian 14.5 menjelaskan aturan yang lebih ketat bila inputnya berasal dari akun Gmail yang terhubung
- Alat dukungan pelanggan — untuk membantu respons terhadap permintaan Pengguna
Seluruh penyedia layanan ini terikat perjanjian kerahasiaan dan hanya diizinkan memproses data sesuai instruksi Rekom.
6.3 Kewajiban Hukum
Kami dapat mengungkapkan data pribadi apabila diwajibkan oleh hukum, perintah pengadilan, atau permintaan resmi dari otoritas pemerintah yang berwenang sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.
6.4 Perlindungan Hak dan Keamanan
Dalam situasi yang diperlukan untuk melindungi hak, keamanan, atau kepentingan sah Rekom, Pengguna, atau publik — termasuk pencegahan penipuan, pelanggaran keamanan, atau tindakan ilegal.
6.5 Transaksi Korporasi
Dalam hal terjadi merger, akuisisi, reorganisasi, atau penjualan aset, data dapat dialihkan kepada entitas penerus. Kami akan memberikan pemberitahuan sebelum data Anda tunduk pada kebijakan privasi yang berbeda.
7. Transfer Data Lintas Negara
Sebagai platform yang beroperasi di kawasan Asia Tenggara, beberapa data yang kami proses mungkin disimpan atau diakses dari infrastruktur yang berlokasi di luar Indonesia, termasuk namun tidak terbatas pada negara-negara di kawasan Asia Pasifik.
Sesuai Pasal 56 UU PDP, setiap transfer data pribadi ke luar negeri dilakukan dengan memastikan:
- Negara tujuan memiliki tingkat perlindungan data pribadi yang setara atau lebih tinggi dari yang diatur dalam UU PDP, atau
- Terdapat perjanjian atau mekanisme perlindungan yang memadai dengan pihak penerima data di negara tujuan, atau
- Terdapat persetujuan yang sah dari subjek data setelah mendapatkan informasi yang memadai mengenai transfer tersebut.
Rekom memastikan bahwa setiap mitra infrastruktur internasional kami memenuhi standar keamanan dan perlindungan data yang ketat, termasuk sertifikasi keamanan seperti ISO/IEC 27001 atau standar yang setara.
8. Retensi & Penghapusan Data
Kami menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan untuk tujuan yang disebutkan dalam kebijakan ini, atau selama diwajibkan oleh hukum yang berlaku:
| Jenis Data | Periode Retensi |
|---|---|
| Data akun aktif | Selama akun aktif digunakan |
| Data akun setelah penghapusan | Maksimal 90 hari, kecuali diwajibkan disimpan lebih lama oleh hukum |
| Data transaksi & pembayaran | Minimal 5 tahun sesuai kewajiban perpajakan dan akuntansi |
| Data penggunaan/log teknis | Maksimal 12 bulan |
| Rekaman komunikasi dengan tim Rekom | Maksimal 3 tahun |
| Profil, CV, dan lowongan tersimpan Pengguna Kandidat | Selama akun aktif digunakan, dan dihapus bersama akun |
| Profil kandidat setelah permintaan penarikan dari hasil pencarian | Dikeluarkan dari pencarian setelah permintaan diproses; data dihapus jika Anda juga meminta penghapusan akun |
| Data yang diperlukan untuk penyelesaian sengketa | Hingga sengketa diselesaikan secara final |
| Kredensial akun email terhubung (token OAuth) | Sampai Anda memutuskan mailbox di Rekom, saat itu kredensial dihapus. Jika Anda mencabut akses dari Akun Google, kredensial langsung tidak berfungsi dan dihapus bersama data mailbox tersebut |
| Pesan outreach dan data interaksinya | Selama kampanye masih ada di akun Pengguna Perusahaan, dan dihapus bersama akun |
| Catatan permintaan penghapusan (penanda teracak) | Disimpan permanen semata-mata agar data yang telah dihapus tidak masuk kembali dari sumber pihak ketiga |
Setelah periode retensi berakhir, data akan dihapus secara permanen atau dianonimkan sehingga tidak dapat lagi diidentifikasi ke individu tertentu.
9. Keamanan Data
Rekom menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasional yang wajar untuk melindungi data pribadi dari akses yang tidak sah, pengungkapan, perubahan, atau penghancuran, meliputi:
- Enkripsi data saat transit menggunakan protokol TLS/HTTPS pada seluruh komunikasi antara pengguna dan server
- Enkripsi data saat penyimpanan untuk data sensitif di database kami
- Kontrol akses berbasis peran yang membatasi akses data hanya kepada karyawan yang membutuhkannya
- Autentikasi berlapis untuk akses internal ke sistem yang menyimpan data pribadi
- Audit dan pemantauan keamanan secara berkala untuk mendeteksi potensi kerentanan
- Prosedur respons insiden yang terstandar untuk menangani potensi pelanggaran data
Pelaporan Insiden: Apabila terjadi pelanggaran keamanan data yang berdampak signifikan terhadap hak-hak Anda, kami berkomitmen untuk memberikan notifikasi kepada Anda dan kepada Badan Perlindungan Data Pribadi (BPDP) dalam jangka waktu yang ditetapkan oleh UU PDP.
10. Hak-Hak Anda sebagai Subjek Data
Sesuai UU No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi, Anda memiliki hak-hak berikut terhadap data pribadi Anda yang kami proses:
Hak Mendapatkan Informasi
Mendapatkan informasi tentang identitas kami, tujuan pemrosesan, dan bagaimana data Anda digunakan.
Hak Akses
Meminta salinan data pribadi Anda yang kami simpan dan proses.
Hak Koreksi
Meminta perbaikan atau pembaruan data pribadi Anda yang tidak akurat atau tidak lengkap.
Hak Penghapusan
Meminta penghapusan data pribadi Anda dari Rekom — prosedur lengkapnya ada di bagian 11.
Hak Keberatan
Mengajukan keberatan terhadap pemrosesan data Anda, termasuk untuk tujuan pemasaran langsung.
Hak Pembatasan
Meminta pembatasan pemrosesan data Anda dalam situasi tertentu yang diatur oleh hukum.
Hak Portabilitas
Menerima data Anda dalam format yang terstruktur dan dapat dibaca mesin untuk dipindahkan ke layanan lain.
Hak Pencabutan Persetujuan
Mencabut persetujuan yang telah Anda berikan kapan saja, tanpa memengaruhi legalitas pemrosesan sebelumnya.
Khusus Pengguna Kandidat: Menarik Profil dari Hasil Pencarian
Jika Anda tidak lagi ingin ditemukan oleh perusahaan namun tetap ingin memakai fitur pencarian lowongan, CV builder, dan pelacak lamaran, Anda tidak perlu menghapus akun. Kirim email ke admin@rekom.ai dengan subjek "Penarikan Profil dari Pencarian" beserta alamat email akun Anda, dan kami akan mengeluarkan profil Anda dari hasil pencarian kandidat.
Anda dapat mengaktifkannya kembali sewaktu-waktu melalui email yang sama. Permintaan ini kami proses dalam jangka waktu yang sama dengan permintaan hak subjek data lainnya di bawah ini.
Cara Mengajukan Permintaan
Untuk mengajukan permintaan terkait hak-hak Anda, kirimkan email ke admin@rekom.ai dengan subjek "Permintaan Hak Subjek Data" dan sertakan:
- Nama lengkap dan alamat email yang terdaftar di akun Rekom Anda
- Jenis permintaan yang Anda ajukan (akses, koreksi, penghapusan, dsb.)
- Informasi tambahan yang relevan dengan permintaan Anda
Kami akan merespons permintaan Anda dalam waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sejak permintaan diterima.
Pengajuan Keberatan ke Otoritas: Jika Anda tidak puas dengan cara kami menangani permintaan atau pengaduan Anda, Anda berhak mengajukan keberatan kepada Badan Perlindungan Data Pribadi (BPDP) atau otoritas pengawas perlindungan data yang berwenang sesuai ketentuan yang berlaku.
11. Permintaan Penghapusan Data
Jika Anda tidak berkenan data pribadi Anda berada di Rekom, Anda berhak meminta agar data tersebut dihapus. Bagian ini menjelaskan siapa yang dapat mengajukan permintaan penghapusan, bagaimana caranya, berapa lama prosesnya, dan apa yang terjadi setelah permintaan Anda kami proses.
11.1 Siapa yang Dapat Mengajukan
- Pengguna Perusahaan — untuk data akun dan data perusahaan Anda.
- Pengguna Kandidat — untuk akun, profil profesional, CV, riwayat pencarian kerja, dan seluruh data lain yang Anda buat di platform.
- Individu yang tidak memiliki akun Rekom — apabila profil Anda berasal dari sumber pihak ketiga sebagaimana dijelaskan pada bagian 3.3, Anda tetap berhak meminta penghapusan meskipun Anda tidak pernah mendaftar di Rekom.
Anda tidak perlu membuat akun. Untuk meminta data Anda dihapus dari Rekom, Anda tidak diwajibkan mendaftar, berlangganan, atau membuat akun terlebih dahulu. Cukup kirimkan permintaan Anda melalui email ke admin@rekom.ai. Permintaan penghapusan tidak dikenakan biaya apa pun.
11.2 Cara Mengajukan Permintaan
Kirimkan email ke admin@rekom.ai dengan subjek "Permintaan Penghapusan Data" dan sertakan informasi berikut:
- Nama lengkap Anda sebagaimana tercantum pada data yang ingin dihapus
- Alamat email akun Rekom Anda — atau, apabila Anda tidak memiliki akun, tautan profil atau tangkapan layar halaman profil Anda di Rekom agar kami dapat menemukan data yang dimaksud
- Satu dokumen identitas untuk keperluan verifikasi (nomor identitas boleh Anda tutup sebagian). Dokumen ini kami gunakan semata-mata untuk memastikan permintaan berasal dari Anda, dan kami hapus setelah permintaan selesai diproses
- Ruang lingkup permintaan Anda: penghapusan seluruh data, atau hanya bagian tertentu saja
Verifikasi identitas kami lakukan untuk melindungi Anda — tanpa langkah ini, orang lain dapat menyalahgunakan mekanisme penghapusan untuk menghapus data Anda tanpa sepengetahuan Anda.
11.3 Jangka Waktu Pemrosesan
| Tahapan | Jangka Waktu |
|---|---|
| Konfirmasi bahwa permintaan Anda kami terima | Maksimal 3 hari kerja |
| Verifikasi identitas dan tanggapan resmi atas permintaan | Maksimal 14 hari kerja |
| Penghapusan dari sistem aktif dan indeks pencarian kandidat | Maksimal 30 hari kalender sejak permintaan terverifikasi |
| Penghapusan dari sistem cadangan (backup) | Maksimal 90 hari |
11.4 Apa yang Terjadi Setelah Data Dihapus
- Profil Anda dikeluarkan dari indeks pencarian sehingga tidak dapat lagi ditemukan, dilihat, atau disimpan oleh Pengguna Perusahaan.
- Akun Anda beserta seluruh isinya — profil, CV, lowongan tersimpan, dan riwayat lamaran — dihapus secara permanen dan tidak dapat dipulihkan.
- Kami menyimpan satu catatan minimal berupa penanda teracak (hash) dari identitas Anda pada daftar pengecualian internal. Catatan ini berfungsi semata-mata untuk memastikan data Anda tidak masuk kembali ke sistem kami apabila muncul lagi di sumber pihak ketiga, dan tidak digunakan untuk tujuan lain apa pun.
11.5 Batasan yang Perlu Anda Ketahui
Sesuai ketentuan UU PDP, terdapat beberapa kondisi di mana kami tidak dapat menghapus seluruh data secara serta-merta:
- Kewajiban hukum — data transaksi dan pembayaran wajib kami simpan minimal 5 tahun untuk kepentingan perpajakan dan akuntansi. Data ini kami pisahkan dan tidak digunakan untuk tujuan lain.
- Penyelesaian sengketa — data yang diperlukan untuk proses hukum yang sedang berjalan disimpan hingga sengketa selesai secara final.
- Salinan pada Pengguna Perusahaan — data yang telah diunduh atau disimpan Pengguna Perusahaan ke dalam sistem mereka sendiri sebelum permintaan Anda kami proses berada di luar kendali Rekom, karena perusahaan tersebut bertindak sebagai pengendali data tersendiri. Atas permintaan Anda, kami dapat meneruskan permintaan penghapusan Anda kepada Pengguna Perusahaan yang tercatat pernah menyimpan profil Anda.
- Data yang telah dianonimkan — data agregat yang tidak lagi dapat dikaitkan dengan Anda secara pribadi berada di luar ruang lingkup penghapusan.
Apabila permintaan Anda kami tolak sebagian atau seluruhnya, kami akan menyampaikan alasannya secara tertulis beserta dasar hukumnya. Anda berhak mengajukan keberatan atas keputusan tersebut kepada kami maupun kepada Badan Perlindungan Data Pribadi (BPDP).
11.6 Alternatif Selain Penghapusan
Apabila yang sebenarnya Anda inginkan hanyalah berhenti ditemukan oleh perusahaan — bukan menghapus akun Anda — Anda dapat memilih opsi penarikan profil dari hasil pencarian pada bagian 10. Anda juga dapat menggunakan hak koreksi apabila data Anda hanya perlu diperbaiki, atau hak keberatan apabila Anda ingin membatasi tujuan pemrosesan tertentu saja.
13. Perlindungan Data Anak
Layanan Rekom dirancang dan ditujukan semata-mata untuk digunakan oleh individu yang berusia 18 (delapan belas) tahun ke atas dalam konteks profesional. Kami tidak secara sadar mengumpulkan data pribadi dari individu yang berusia di bawah 18 tahun.
Apabila Anda mengetahui bahwa seseorang yang berusia di bawah 18 tahun telah menyerahkan data pribadi kepada kami tanpa persetujuan yang sah, mohon segera hubungi kami di admin@rekom.ai dan kami akan segera mengambil langkah yang diperlukan untuk menghapus data tersebut.
14. Data Pengguna Google dan Akun Email Terhubung
Pengguna Perusahaan dapat menghubungkan akun Google agar Rekom dapat mengirim email outreach rekrutmen dari alamat Gmail mereka sendiri dan mengenali saat kandidat membalas. Menghubungkan mailbox bersifat opsional dan hanya diperlukan untuk fitur Email Outreach. Bagian ini menjelaskan apa yang dilakukan Rekom terhadap data yang diterima melalui Google API ("data pengguna Google"). Apabila bagian ini lebih spesifik dari bagian lain kebijakan ini, bagian inilah yang berlaku.
14.1 Izin yang Kami Minta dan Alasannya
| Izin Google | Kegunaan di Rekom |
|---|---|
Mengirim email atas nama Andagmail.send | Mengirim email outreach dan balasan yang Anda tulis atau jadwalkan di Rekom, dari alamat Anda sendiri, sehingga muncul di folder Terkirim seperti email biasa. |
Membaca email Andagmail.readonly | Mendeteksi saat kandidat membalas, atau saat email gagal terkirim (bounce), untuk email outreach yang Anda kirim melalui Rekom. Dengan begitu Rekom dapat menghentikan email lanjutan secara otomatis, sehingga kandidat yang sudah membalas tidak dihubungi lagi, dan Anda dapat membaca serta menjawab balasan di dalam Rekom. |
Profil dasaruserinfo.email, userinfo.profile | Mengenali alamat Gmail yang terhubung dan menampilkannya di pengaturan Anda. |
Rekom tidak meminta izin untuk menghapus email Anda, mengubah label atau pengaturan, maupun mengakses Google Contacts, Calendar, atau Drive Anda.
14.2 Data yang Kami Akses dan Simpan
- Rekom secara berkala memeriksa pesan baru di mailbox yang terhubung dan mencocokkannya dengan percakapan yang dimulai dari Rekom, menggunakan pengenal thread Gmail dan header email. Pesan yang bukan bagian dari percakapan outreach tidak disimpan; pesan tersebut hanya diproses secara otomatis di memori untuk keperluan pencocokan.
- Untuk pesan yang termasuk percakapan outreach, kami menyimpan pengirim, penerima, subjek, isi, tanggal, dan pengenal thread, agar percakapan dapat ditampilkan di Rekom dan sequence dapat dihentikan.
- Untuk pemberitahuan bounce atas email outreach, kami menyimpan fakta bahwa email gagal terkirim dan alamat yang terdampak, agar Rekom berhenti mengirim ke alamat tersebut.
- Kami juga menyimpan alamat email yang terhubung, token akses dan refresh OAuth (dienkripsi dengan AES-256-GCM), serta penanda sinkronisasi yang menunjukkan pesan mana yang sudah diperiksa.
14.3 Cara Kami Menggunakan Data Pengguna Google
Kami menggunakan data pengguna Google hanya untuk menyediakan dan meningkatkan fitur Email Outreach yang dapat Anda lihat dan gunakan di Rekom:
- Mengirim email yang Anda tulis atau jadwalkan
- Mendeteksi balasan dan bounce, lalu menghentikan email lanjutan secara otomatis
- Menampilkan percakapan outreach beserta statusnya di inbox dan dashboard kampanye Rekom
- Menyusun saran balasan dengan AI, hanya saat Anda memintanya (bagian 14.5)
- Menjaga keamanan integrasi dan memperbaiki masalahnya, misalnya mendeteksi mailbox yang tidak lagi dapat diakses
14.4 Limited Use
Penggunaan dan pengalihan informasi yang diterima Rekom dari Google API ke aplikasi lain akan mematuhi Google API Services User Data Policy, termasuk persyaratan Limited Use.
Secara khusus:
- Kami menggunakan data pengguna Google hanya untuk menyediakan atau meningkatkan fitur yang dijelaskan pada bagian 14.3.
- Kami tidak mengalihkan data pengguna Google kepada pihak lain, kecuali sejauh diperlukan untuk menyediakan atau meningkatkan fitur tersebut, untuk mematuhi hukum yang berlaku, untuk keperluan keamanan, atau sebagai bagian dari merger, akuisisi, atau penjualan aset setelah memperoleh persetujuan eksplisit Anda terlebih dahulu.
- Kami tidak menggunakan data pengguna Google untuk iklan, termasuk iklan retargeting, iklan yang dipersonalisasi, maupun iklan berbasis minat.
- Kami tidak menjual data pengguna Google, dan tidak menggunakannya untuk menilai kelayakan kredit atau untuk keperluan pinjaman.
- Staf Rekom tidak membaca data pengguna Google, kecuali Anda memberikan persetujuan eksplisit untuk pesan tertentu (misalnya saat Anda meminta tim dukungan kami memeriksa suatu masalah), diperlukan untuk keamanan seperti menyelidiki penyalahgunaan, diperlukan untuk mematuhi hukum yang berlaku, atau datanya telah diagregasi dan dianonimkan untuk operasional internal.
- Kami tidak menggunakan data pengguna Google untuk mengembangkan, meningkatkan, atau melatih model kecerdasan buatan atau machine learning yang bersifat umum atau tidak dipersonalisasi.
14.5 Fitur AI dan Data Pengguna Google
Saat Anda mengklik Draft with AI pada sebuah percakapan outreach, pesan dalam percakapan tersebut dikirim ke penyedia model AI kami, OpenAI, semata-mata untuk menghasilkan saran balasan yang hanya ditampilkan kepada Anda. Hal ini hanya terjadi saat Anda memintanya. Saran tersebut tidak pernah dikirim secara otomatis; Anda dapat mengubah atau membuangnya sebelum mengirim. OpenAI memproses data ini melalui API-nya berdasarkan ketentuan yang tidak mengizinkan penggunaan data API untuk melatih modelnya, dan Rekom juga tidak menggunakannya untuk melatih model apa pun.
14.6 Pembagian dan Keamanan
Data pengguna Google hanya dibagikan kepada penyedia layanan yang diperlukan untuk menjalankan fitur di atas (penyedia hosting cloud kami, dan OpenAI saat Anda meminta draf AI), yang terikat kewajiban kerahasiaan. Data ini tidak pernah dijual, dan di dalam Rekom hanya dapat dilihat dari akun yang menghubungkan mailbox tersebut. Data pengguna Google dienkripsi saat transit dengan TLS, token OAuth dienkripsi saat disimpan, dan akses di dalam Rekom dibatasi hanya untuk sistem yang membutuhkannya.
14.7 Mencabut Akses dan Menghapus Data Anda
- Cabut dari Google kapan saja: buka myaccount.google.com/permissions lalu hapus Rekom. Rekom langsung kehilangan akses ke mailbox Anda, dan tidak ada lagi email yang dikirim atau dibaca.
- Putuskan di Rekom: di Settings, bagian Email, putuskan mailbox untuk menghapus kredensial yang tersimpan. Jika mailbox masih dipakai oleh kampanye outreach, Rekom akan meminta Anda menghapus kampanye tersebut terlebih dahulu, atau Anda dapat menghubungi kami.
- Hapus pesan yang tersimpan: kirim email ke admin@rekom.ai untuk meminta penghapusan data pengguna Google yang kami simpan terkait mailbox Anda, sesuai jangka waktu pada bagian 11. Menghapus akun Rekom Anda juga menghapus data ini.
15. Perubahan Kebijakan Privasi
Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mencerminkan perubahan dalam praktik pemrosesan data kami, perubahan layanan, atau untuk memenuhi kewajiban hukum yang baru. Setiap perubahan akan kami tandai dengan memperbarui tanggal "Terakhir Diperbarui" di bagian atas dokumen ini.
Untuk perubahan yang bersifat material dan dapat memengaruhi hak-hak Anda secara signifikan, kami akan memberikan pemberitahuan terlebih dahulu melalui:
- Email ke alamat yang terdaftar di akun Anda, dan/atau
- Notifikasi yang ditampilkan secara mencolok di dalam platform
Penggunaan Anda yang berkelanjutan terhadap layanan Rekom setelah perubahan kebijakan berlaku akan dianggap sebagai penerimaan Anda terhadap kebijakan yang telah diperbarui.
16. Cara Menghubungi Kami
Jika Anda memiliki pertanyaan, kekhawatiran, atau permintaan terkait Kebijakan Privasi ini atau cara kami mengelola data pribadi Anda, silakan hubungi kami melalui:
Email Privasi: admin@rekom.ai
Jadwalkan Percakapan: calendly.com/rekom-info/30min
Website: rekom.ai
Kami berkomitmen untuk merespons setiap pertanyaan dan permintaan terkait privasi dalam waktu paling lambat 14 hari kerja.