Kebijakan Privasi

1. Pendahuluan

Rekom ("kami", "Rekom") adalah platform rekrutmen berbasis kecerdasan buatan (AI) yang melayani dua kelompok pengguna: Pengguna Perusahaan yaitu tim HR dan perekrut yang mencari serta menyusun shortlist kandidat, dan Pengguna Kandidat yaitu pencari kerja yang membuat akun untuk mencari lowongan, menyusun CV, dan melacak lamaran. Dalam menjalankan layanan ini, kami memproses data pribadi kedua kelompok tersebut, serta data profil kandidat yang kami peroleh dari sumber pihak ketiga.

Kami berkomitmen penuh untuk melindungi privasi dan keamanan data pribadi yang Anda percayakan kepada kami. Kebijakan Privasi ini menjelaskan secara transparan: data apa yang kami kumpulkan, mengapa kami mengumpulkannya, bagaimana kami menggunakannya, kepada siapa kami membagikannya, dan apa hak-hak Anda sebagai subjek data.

Kebijakan ini berlaku untuk seluruh produk dan layanan Rekom, yang mencakup situs rekom.ai, platform perusahaan app.rekom.ai, platform kandidat talent.rekom.ai, dan saluran resmi Rekom lainnya.

2. Identitas Pengendali Data

Sesuai ketentuan UU PDP, berikut adalah identitas pihak yang bertanggung jawab sebagai Pengendali Data Pribadi (Data Controller) dalam layanan ini:

Untuk pertanyaan atau permintaan terkait privasi data, Anda dapat menghubungi kami melalui email admin@rekom.ai.

3. Data yang Kami Kumpulkan

Kami mengumpulkan tiga kelompok utama data dalam operasional layanan Rekom:

3.1 Data Pengguna Perusahaan (Tim HR & Perekrut)

Data yang dikumpulkan dari individu dan perusahaan yang mendaftar dan menggunakan platform perusahaan Rekom:

3.2 Data Pengguna Kandidat (Pencari Kerja)

Data yang Anda berikan sendiri secara sukarela ketika mendaftar dan menggunakan platform kandidat Rekom di talent.rekom.ai. Berbeda dengan data pada bagian 3.3, kelompok data ini bersumber langsung dari Anda dan diproses atas dasar persetujuan Anda:

3.3 Data Profil Kandidat dari Sumber Pihak Ketiga

Rekom mengagregasi data profil kandidat dari sumber-sumber yang tersedia secara publik dan dari mitra data yang telah memiliki dasar hukum yang sah untuk membagikan data tersebut. Data ini digunakan untuk memfasilitasi pencarian kandidat oleh Pengguna Perusahaan.

4. Cara Kami Mengumpulkan Data

Kami mengumpulkan data melalui tiga mekanisme utama:

4.1 Langsung dari Anda

Ketika Anda mendaftar akun, mengisi profil perusahaan, melakukan langganan, menghubungi tim kami, atau menggunakan fitur-fitur platform Rekom secara aktif. Bagi Pengguna Kandidat, ini mencakup data yang Anda isi sendiri pada profil, data yang Anda impor dari akun pihak ketiga yang Anda hubungkan, serta CV yang Anda susun melalui platform.

4.2 Secara Otomatis

Ketika Anda menggunakan platform, sistem kami secara otomatis mencatat data teknis dan data penggunaan melalui cookie, log server, dan teknologi serupa. Data ini digunakan untuk memastikan layanan berjalan dengan baik dan untuk meningkatkan pengalaman pengguna.

4.3 Dari Sumber Pihak Ketiga

Data profil kandidat diperoleh dari:

• Platform jaringan profesional dan sumber publik yang tersedia secara online
• Mitra data yang telah memiliki persetujuan atau dasar hukum yang sah dari kandidat yang bersangkutan
• Sumber lain yang diizinkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku

5. Tujuan & Dasar Hukum Pemrosesan

Sesuai Pasal 20 UU PDP, setiap pemrosesan data pribadi harus memiliki dasar hukum yang sah. Berikut adalah tujuan dan dasar hukum pemrosesan data kami:

6. Pembagian Data kepada Pihak Ketiga

Rekom tidak menjual data pribadi Anda kepada pihak ketiga manapun untuk tujuan komersial. Kami hanya membagikan data dalam kondisi-kondisi berikut:

6.1 Profil Kandidat kepada Pengguna Perusahaan

Fungsi utama Rekom adalah mempertemukan perusahaan dengan kandidat. Karena itu, profil kandidat pada bagian 3.2 dan 3.3 dapat ditemukan, dilihat, dan disimpan ke dalam shortlist oleh Pengguna Perusahaan yang berlangganan platform kami.

Bagi Anda yang mendaftar sebagai Pengguna Kandidat, berikut batasannya:

• Yang dapat dilihat Pengguna Perusahaan adalah profil profesional yang Anda lengkapi, yaitu data yang memang Anda maksudkan untuk dilihat calon pemberi kerja.
• Yang tidak dibagikan: riwayat percakapan pencarian kerja Anda, lowongan yang Anda simpan, status lamaran yang Anda catat, dan kata sandi Anda.
• Pengguna Perusahaan terikat Ketentuan Layanan yang mewajibkan penggunaan data kandidat semata-mata untuk keperluan rekrutmen yang sah.

6.2 Penyedia Layanan yang Membantu Operasional

Kami bekerja sama dengan penyedia layanan tepercaya yang membantu operasional platform, termasuk:

• Infrastruktur cloud dan hosting — untuk menyimpan dan menjalankan platform
• Penyedia pembayaran — untuk memproses transaksi secara aman
• Layanan analitik — untuk memahami penggunaan platform (data diagregasi/dianonimkan)
• Layanan email dan komunikasi — untuk mengirimkan notifikasi dan update
• Alat dukungan pelanggan — untuk membantu respons terhadap permintaan Pengguna

Seluruh penyedia layanan ini terikat perjanjian kerahasiaan dan hanya diizinkan memproses data sesuai instruksi Rekom.

6.3 Kewajiban Hukum

Kami dapat mengungkapkan data pribadi apabila diwajibkan oleh hukum, perintah pengadilan, atau permintaan resmi dari otoritas pemerintah yang berwenang sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

6.4 Perlindungan Hak dan Keamanan

Dalam situasi yang diperlukan untuk melindungi hak, keamanan, atau kepentingan sah Rekom, Pengguna, atau publik — termasuk pencegahan penipuan, pelanggaran keamanan, atau tindakan ilegal.

6.5 Transaksi Korporasi

Dalam hal terjadi merger, akuisisi, reorganisasi, atau penjualan aset, data dapat dialihkan kepada entitas penerus. Kami akan memberikan pemberitahuan sebelum data Anda tunduk pada kebijakan privasi yang berbeda.

7. Transfer Data Lintas Negara

Sebagai platform yang beroperasi di kawasan Asia Tenggara, beberapa data yang kami proses mungkin disimpan atau diakses dari infrastruktur yang berlokasi di luar Indonesia, termasuk namun tidak terbatas pada negara-negara di kawasan Asia Pasifik.

Sesuai Pasal 56 UU PDP, setiap transfer data pribadi ke luar negeri dilakukan dengan memastikan:

• Negara tujuan memiliki tingkat perlindungan data pribadi yang setara atau lebih tinggi dari yang diatur dalam UU PDP, atau
• Terdapat perjanjian atau mekanisme perlindungan yang memadai dengan pihak penerima data di negara tujuan, atau
• Terdapat persetujuan yang sah dari subjek data setelah mendapatkan informasi yang memadai mengenai transfer tersebut.

Rekom memastikan bahwa setiap mitra infrastruktur internasional kami memenuhi standar keamanan dan perlindungan data yang ketat, termasuk sertifikasi keamanan seperti ISO/IEC 27001 atau standar yang setara.

8. Retensi & Penghapusan Data

Kami menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan untuk tujuan yang disebutkan dalam kebijakan ini, atau selama diwajibkan oleh hukum yang berlaku:

Setelah periode retensi berakhir, data akan dihapus secara permanen atau dianonimkan sehingga tidak dapat lagi diidentifikasi ke individu tertentu.

9. Keamanan Data

Rekom menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasional yang wajar untuk melindungi data pribadi dari akses yang tidak sah, pengungkapan, perubahan, atau penghancuran, meliputi:

• Enkripsi data saat transit menggunakan protokol TLS/HTTPS pada seluruh komunikasi antara pengguna dan server
• Enkripsi data saat penyimpanan untuk data sensitif di database kami
• Kontrol akses berbasis peran yang membatasi akses data hanya kepada karyawan yang membutuhkannya
• Autentikasi berlapis untuk akses internal ke sistem yang menyimpan data pribadi
• Audit dan pemantauan keamanan secara berkala untuk mendeteksi potensi kerentanan
• Prosedur respons insiden yang terstandar untuk menangani potensi pelanggaran data

10. Hak-Hak Anda sebagai Subjek Data

Sesuai UU No. 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi, Anda memiliki hak-hak berikut terhadap data pribadi Anda yang kami proses:

Khusus Pengguna Kandidat: Menarik Profil dari Hasil Pencarian

Jika Anda tidak lagi ingin ditemukan oleh perusahaan namun tetap ingin memakai fitur pencarian lowongan, CV builder, dan pelacak lamaran, Anda tidak perlu menghapus akun. Kirim email ke admin@rekom.ai dengan subjek "Penarikan Profil dari Pencarian" beserta alamat email akun Anda, dan kami akan mengeluarkan profil Anda dari hasil pencarian kandidat.

Anda dapat mengaktifkannya kembali sewaktu-waktu melalui email yang sama. Permintaan ini kami proses dalam jangka waktu yang sama dengan permintaan hak subjek data lainnya di bawah ini.

Cara Mengajukan Permintaan

Untuk mengajukan permintaan terkait hak-hak Anda, kirimkan email ke admin@rekom.ai dengan subjek "Permintaan Hak Subjek Data" dan sertakan:

• Nama lengkap dan alamat email yang terdaftar di akun Rekom Anda
• Jenis permintaan yang Anda ajukan (akses, koreksi, penghapusan, dsb.)
• Informasi tambahan yang relevan dengan permintaan Anda

Kami akan merespons permintaan Anda dalam waktu paling lambat 14 (empat belas) hari kerja sejak permintaan diterima.

11. Cookie & Teknologi Pelacakan

Rekom menggunakan cookie dan teknologi serupa untuk memastikan platform berfungsi dengan baik dan untuk meningkatkan pengalaman Anda. Berikut jenis cookie yang kami gunakan:

Anda dapat mengelola preferensi cookie melalui pengaturan browser Anda. Perlu diketahui bahwa menonaktifkan cookie tertentu dapat memengaruhi fungsionalitas platform.

12. Perlindungan Data Anak

Layanan Rekom dirancang dan ditujukan semata-mata untuk digunakan oleh individu yang berusia 18 (delapan belas) tahun ke atas dalam konteks profesional. Kami tidak secara sadar mengumpulkan data pribadi dari individu yang berusia di bawah 18 tahun.

Apabila Anda mengetahui bahwa seseorang yang berusia di bawah 18 tahun telah menyerahkan data pribadi kepada kami tanpa persetujuan yang sah, mohon segera hubungi kami di admin@rekom.ai dan kami akan segera mengambil langkah yang diperlukan untuk menghapus data tersebut.

13. Perubahan Kebijakan Privasi

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mencerminkan perubahan dalam praktik pemrosesan data kami, perubahan layanan, atau untuk memenuhi kewajiban hukum yang baru. Setiap perubahan akan kami tandai dengan memperbarui tanggal "Terakhir Diperbarui" di bagian atas dokumen ini.

Untuk perubahan yang bersifat material dan dapat memengaruhi hak-hak Anda secara signifikan, kami akan memberikan pemberitahuan terlebih dahulu melalui:

• Email ke alamat yang terdaftar di akun Anda, dan/atau
• Notifikasi yang ditampilkan secara mencolok di dalam platform

Penggunaan Anda yang berkelanjutan terhadap layanan Rekom setelah perubahan kebijakan berlaku akan dianggap sebagai penerimaan Anda terhadap kebijakan yang telah diperbarui.

14. Cara Menghubungi Kami

Jika Anda memiliki pertanyaan, kekhawatiran, atau permintaan terkait Kebijakan Privasi ini atau cara kami mengelola data pribadi Anda, silakan hubungi kami melalui: